مدیریت خدمات فناوری اطلاعاتنظریه های سازمان و مدیریت نوین

ERP یا برنامه ریزی منابع سازمان در یک نگاه

استفاده از سیستم های اطلاعاتی که بتوان همه فعالیتها و وظایف موجود در یک سازمان را تحت پوشش قرار داده و اطلاعات لازم و ضروری را به موقع در اختیار استفاده کنندگان آن قراردهد از ابزارهای حیاتی در سازمان های امروزی است.ERP  یا برنامه ریزی منابع سازمان بعنوان ابزار مدیریتی برای یکپارچه سازی منابع سازمان اهمیت شایان ذکری دارد. در این مقاله سعی شده است، تحقیقی جامع در این مورد صورت پذیرد تا راهگشایی برای انتخاب و پیاده سازی سیستم های  برنامه ریزی منابع انسانی گردد.

قبل از تعریف ERP و شفاف تر شدن بحث، بهتر است ابتدا منابع یک شرکت یا سازمان را بشناسیم.به‌طور کلی منابع شرکت را به چهار منبع اساسی تقسیم می کنند.

۱.منابع انسانی

۲. تجهیزات و امکانات (Material)

۳. ماشین‌‌آلات (Machine)

۴. پول (Money)

در این میان باارزش ترین آنها منابع انسانی (MAN) است که دانش و مهارتهای افراد را در برمی‌گیرد .

دانش خود به دو نوع تقسیم می‌شود.

  • دانش واضح و قابل لمس (Explicit Knowledge)، مثل سخنرانی ها، کتب و مقالات.
  • دانش غیر قابل لمس(Tacit Knowledge) ، یعنی دانشی که در حافظه انسان نهفته است.

این دانش باید از حافظه دریافت شود و در نهایت در قالب نوآوری و خلاقیت وارد سازوکارهای اداری و سازمانی گردد.

ضرورت برنامه‌ریزی منابع چیست؟

اگر برنامه ریزی ضروری است، ERP نیز ضرورت خواهد داشت.
ما باتوجه به شرایط جهانی و به دلیل گسترش فناوری اطلاعات و ارتباطات نیاز داریم خودمان را به بهترین و پیشرفته‌ترین تکنیک‌ها، مدل‌ها و روشهای مدیریتی و برنامه ریزی تجهیز کنیم تا در نهایت جامعه به رفاه مادی و معنوی برسد و در جهان الگو باشد.

تعاریف مختلف از ERP

سیستم یکپارچه اطلاعاتی برنامه ریزی منابع سازمان .
ERP ، یک علم و فن برای مدیریت منابع است.
یک راه حل نرم‌افزاری است که تمام فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان را به طور یکپارچه در یک سیستم نرم‌افزاری واحد تعریف و ایجاد می‌کند.
مجموعه‌ای از سیستم‌های مکانیزه است که راه حل جامعی برای عملکرد اتوماتیک یک سازمان.
سیستم‌های ERP، سیستم‌های اطلاعاتی قابل تغییر و تنظیمی هستند که اطلاعات و فرآیندهای مبتنی براطلاعات در سازمانها را در درون واحدهای سازمانی و بین آنها و روابط آنها با خارج سازمان یکپارچه می‌کند .
ERP سیستم اطلاعاتی یکپارچه ای است که فرایندهای اصلی و فعالیتهای عمده سازمان یا شرکت  را پشتیبانی کرده و امکان برنامه ریزی و کنترل منابع سازمان را فراهم می آورد.
ERP ، با ابزارهای کامپیوتری که به کار می‌گیرد، سرعت و دقت فرایند را تسریع می‌کند.

ERP مناسب، منافع و دستاوردهای موثری را در زمینه های استراتژی، فنی، عملیاتی و اقتصادی عاید سازمان می کند و به نوعی همه سطوح  سازمان اعم از سطوح مدیریت ارشد، مدیریت میانی و مدیریت عملیاتی از آن بهره خواهندبرد .

انتخابERP  مناسب

برای انتخاب ERP مناسب  باید فاکتورهای زیر مدنظر قرار گیرد:

  • ایجاد یکپارچگی در درون سازمان و موجودیت های برون سازمان
  • هماهنگی سازمان با تغییرات و شرایط برون ‌سازمانی
  • ایجاد نگرش سیستمی
  • بهبود موقعیت از طریق بهبود فرآیندها
  • تطبیق با کسب و کار الکترونیک
  • ایجاد سازگاری در اطلاعات سازمانی‌
  • کاهش هزینه‌های عملیاتی‌
  • کوتاه نمودن زمان انجام فرآیندهای عملیاتی‌
  • افزایش راندمان کاری کارکنان
  • تقویت انجام صحیح کار و کاهش دوباره کاری
  • فراهم نمودن امکان شبیه‌سازی عملیات ومشاهده نتایج، قبل از اجرای فیزیکی
  • ایجاد ارتباط بین تامین‌کنندگان، توزیع‌کنندگان و مشتریان به صورت مستمر
  • تطبیق نمودن با سایر فناوریهای نوین

در این صورت ERP مناسب انتخاب یا تهیه شده است و می‌توان به افزایش نرخ بازگشت سرمایه امیدوار بود.

نیاز مندیهای استقرار ERP

  • تصمیم گیری هییت مدیره
  • تعریف پروژه نمونه
  • ایجاد ساختار مناسب برای اجرای پروژه
  • انتخاب ERP مناسب
  • مهندسی مجدد فرآیند ها به میزان تشخیص و صلاحدید سازمان
  • ایجاد بستر مخابراتی لازم
  • بومی کردن ERP
  • بررسی نتایج
  • تعمیم

هزینه ERP

۶۰% پیاده سازی
۲۰% هزینه ایجاد زیر ساختهای لازم
۲۰% هزینه نرم افزار

هزینه های پنهان ERP

  • آموزش
  • آزمایش و یکپارچه سازی
  • سفارشی سازی
  • تبدیل داده ها
  • مشاوره
  • جایگزینی بهترین ها

عوامل موفقیت ERP

  • چشم اندازی را ایجاد کنید
  • برگشت سرمایه بکاررفته را درک کنید
  • تلاشهایتان را اولویت بندی کنید.
  • لازم و ملزومات یسستم را بشناسید
  • فرایند ها را یکپارچه کنید
  • اجرا را کنترل کنید
  • تغییرات را کنترل کنید

دلایل شکست پروژه های ERP

  • مقاوت افراد برای استفاده از نرم افزار
  • تخمین نادرست سطوح منابع مورد نیاز جهت اجرای سیستم
  • نگرش نزدیک بینانه به پروژه

مزایای ERP

  • نسبت هزینه های استقرار به منافع ایجاد شده در سازمان ۱ به ۱۰ است
  • افزایش بازدهی سازمان در زمان کوتاه
  • کنترل بهتر و موثرتر بودجه در نتیجه بهبود برنامه ریزی و فرآیند های ما لی
  • فرصتی برای مهندسی مجدد سازمان
  • ساده سازی و استاندارد شدن روشها
  • رضایت مشتریان

معایب ERP

  • سرمایه گذاری اولیه نسبتا زیاد
  • ریسک بالا
  • قسمتهای زیادی از سازمان درگیر می شوند
  • برای ERP منابع زیادی مورد نیاز است
  • زمان نسبتا طولانی برای پیاده سازی در سازمان های بزرگ مورد نیاز است

 تجربه جهانی و تجربه در ایران در مورد به‌کارگیری ERP چگونه است؟

در ایران برای تهیه برنامه راهبردی، ضعف وجود دارد. کارها به صورت سلیقه‌ای انجام می‌گیرد. اهداف به طریقی تدوین می شوند که مورد پسند مدیریت سطح بالا باشند، غافل از اینکه توانایی‌ها وضعف ها چیست؟ فرصت ها و تهدیدها کجاست؟ و هدف از کسب و کار چیست._
به نظر می رسد در مجموع در شرکتهای پیشرو در جهان بازگشت سرمایه روند مثبتی دارد، ولی در ایران به دلیل عدم توجه کافی به زیرساخت‌های اساسی، اگر ERP را هم پیاده سازی کرده باشیم، شاید نتوانیم نسبت به افزایش نرخ بازگشت سرمایه امیدوار باشیم. در بعضی از سازمانها در ایران ERP نصب شده، اما هیچ‌گونه ارزیابی از یک مرجع برون سازمانی انجام نشده که نرخ برگشت سرمایه را برای آنها اعلام کند.

نقطه قوت راه حل‌های ERP

نقطه قوت راه حل‌های ERP معتبر خارجی، انسجام و سطح بالای یکپارچگی فرایندها است.

نقطه قوت راه حل‌های ERP شرکت‌های ایرانی، شناخت فضای کسب و کار در ایران و داشتن تجربه مناسب، در پیاده‌سازی و استقرار ERP است.

مجری بایستی خاک نرم‌افزار را در ایران خورده باشد!!!

چالش‌های برنامه‌ریزی منابع در ERP

  • هنوز نیازهای مدیریتی شفاف نشده است.
  • هنوز رقابت جدی بر کسب و کارها حاکم نیست.
  • دانش برنامه‌ریزی در کشور ضعیف است.
  • محیط بیرونی کسب و کار پذیرای برنامه‌ریزی نیست.

چالش‌های نرم‌افزاری ERP

  • معماری سازمانی (وضع مطلوب یا مقدور)
  • تفکیک مراحل تولید از تطبیق و اجراء
  • امنیت اطلاعات
  • سیستم جامع، MIS، ERP، یا KMS
  • Work Flow
  • محیط اجراء

شرط موفقیت (ERP ایرانی یا ERP خارجی)

با عنایت به مفاهیم روشن ERP به ندرت می‌توان یک سیستم منطبق با این ویژگی را در ایران پیدا کرد. گزینش یک محصول خاص و تغییر و تطبیق سیستم با فرایندهای سیستم و اجرای پروژه به صورت فازهای پشت سرهم در ایران مناسب‌تر است.شانس موفقیت در هیچ پروژه‌ای تضمینی و صددرصد نیست.

یک مشاور با تجربه می‌تواند در کاهش هزینه‌ها، انتخاب مناسب، و در اجرای موفقیت‌آمیز پروژه ERP نقش تعیین‌کننده‌ای داشته باشد.

اگر بهترینERP  انتخاب شود اما پیاده‌سازی کننده مناسبی برای آن انتخاب نشود، ممکن است این پروژه به شکست منتهی شود.

سازمان های مختلفی با شرکت‌های خارجی وارد بحث و مذاکره شده اند تا ERPهای آنها را بومی و متناسب‌سازی کرده و یا دست کم، از ماژول های تولیدات آنها استفاده کنند.در نتیجه این تحقیقات مشخص شد که بومی‌سازی نرم افزارهای ERP خارجی در ایران ناممکن است.

موفقیت به معنی استقرار تمام موارد و مؤلفه‌های سازمان از یک نرم‌افزار ERP تاکنون اتفاق نیفتاده است.

بدون درگیری مدیران سازمان در پیاده‌سازی ERP، که یک تغییر فرهنگ بنیادی در سازمان است، محال است، که استقرار ERP موفق شود.

عوامل مؤثر در اجرای اثربخش پروژه‌هایERP

۱- کارفرما

۲- شرکت مجری

۳- تیم ناظر و مشاورین

۴- کاربران سیستم

کارفرما

۱- نقش مدیر قهرمان (Champion)

۲- جایگاه و نقش مدیر پروژه ERP از سوی کارفرما

۳- روشن شدن حد تطبیق (بهبود یا تحول)

۴- صبر و حوصله (قرن بیست و یکم قرن سرعت است، اما نه سرعت در تغییر مسئولین)

۵- آگاهی کامل از اینکه قرار است به کجا برویم

۶-عدم ناامیدی در کنار عدم ذوق‌زدگی

۷- توجه به سطح و درجه آمادگی سازمان کارفرما و درگیر نکردن مجری برای ارتقاء سطح آمادگی کارفرما

شرکت مجری

۱- نقش مدیر پروژه

۲- داشتن تجربه در پیاده سازی و استقرار در ایران

۳- داشتن تعداد مناسب مشاور، تکنولوگ و … در کنار تیم نرم‌افزاری

۴- جداسازی محیط تولید از محیط تطبیق

۵- قالب شدن تفکر ERP بر تفکر صرف نرم‌افزاری

(تفکر فرایندی، جذب دانش به روش‌ها، تفکر برنامه‌ریزی

تیم ناظر و مشاورین

۱- تفکیک وظایف ناظر از وظایف مشاورین کافرما

۲- کمک‌گیری از مشاورین متخصص برای مهیاسازی شرایط جذب ERP

۳- کمک‌گیری از انواع مشاوران آموزشی برای ارتقاء میزان آمادگی کارفرما

۴- کمک‌گیری از انواع مشاوران مدیریتی و انجام طرح های بهبود

۵- مدیریت کامل پروژه با تکیه روش‌های استاندارد (BMBOK) توسط ناظر پروژه

۶- ایجاد هماهنگی و یکپارچگی فکری بین تیم‌های کارفرما، مجری، ناظر و مشاورین

کاربران سیستم

۱- ضرورت بسترسازی فرهنگی

۲- برنامه‌ریزی آموزشی گسترده و قوی در زمینه‌های خدمات مدیریتی، انفورماتیکی و انگیزشی

۳- برنامه‌ریزی آموزشی تخصصی موضوعی (مثال: آموزشABC برای صاحبان فرایندهای مرتبط با فرایندهای مالی)

۴- تعیین درست کاربران اصلی (Power User) و تعیین حداقل یک قائم‌مقام تمام وقت برای هر یک از آنان

۵- آماده سازی کاربران سیستم‌ها و مهیاسازی محیط کار برای حذف مقاومت در مقابل تغییر

جمع بندی

شرط موفقیت ERP در ایران یکپارچگی در تفکر شرکت‌های نرم‌افزاری، شرکت‌های خدمات مدیریتی، مدیران ارشد کسب و کارها، مؤسسات فرهنگی و مشاوران ارشد این رشته است.

منابع:

زهره داورداد-   مدیریت سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان   دکتر جلالی-  مهندس سعید روحانی  و مهندس امین زارع

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا